使用版本控制工具因为版本控制工具可以记录文档的修改历史，不仅可以避免文档内容的误操作导致的修改丢失，还可以让多个人同时编辑并提交修改，避免出现覆盖等问题，从而实现文档的同步更新。

常见的版本控制工具有Git、SVN等，可以选择根据自己的需求选择不同的工具。

同时，在使用版本控制工具时，应该遵循一些操作规范，如及时提交修改、避免多个人同时修改同一个文件等，以保证文档的更新同步。