员工需要先向工会提交差旅、医药发票等费用证明，证明必须明确记载金额、名称、日期等信息，并填写工会报销申请表。

工会会审查材料并核实，如无异常将进行报销。报销款项将通过银行转账方式支付到员工指定的个人账户。若有需要，员工还需提供相关的税务证明文件。